Preventing Corporate Check Fraud: 10 Safeguards for U.S. Business

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Enfoque restringido: definición de empresas extranjeras sujetas a declarar información.Entendiendo las Exenciones de BOI Conclusión Internal Controls: Limiting Exposure and Liability

En 2025, tras varios meses de incertidumbre legal, el Departamento de Tesorería de Estados Unidos y FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network)[1] emitieron una norma final interina que modificó radicalmente el alcance de la Ley de Transparencia Corporativa (CTA), creada originalmente para combatir las actividades financieras ilícitas.

Principales cambios:

Exención nacional: millones de entidades estadounidenses quedan exentas de reportar Información sobre Propietarios Beneficiarios (BOI) conforme a la CTA.
Foco en las entidades extranjeras: la obligación de cumplimiento se concentra casi exclusivamente en las empresas extranjeras.

Esto no significa que la CTA se haya derogado; sino un cambio masivo de sus prioridades. La CTA ha pasado de ser una obligación general para todos los operadores estadounidenses a ser una herramienta de aplicación selectiva. Para cualquier negocio internacional registrado en EE. UU., el cumplimiento deja de ser opcional y se convierte en el principal objetivo de la norma.

Enfoque restringido: definición de empresas extranjeras sujetas a declarar información.

Según la nueva norma, la definición de “reporting company” o (empresa informante*) se ha reducido significativamente. Una entidad se considera “reporting company” si cumple dos criterios específicos:

Si su entidad extranjera está registrada ante algún Secretario de Estado en EE. UU., está sujeta al requisito de transparencia y declaración de información, a menos que aplique alguna de las 23 exenciones legales (por ejemplo, bancos, grandes empresas operativas o entidades exentas de impuestos). Las entidades nacionales estadounidenses ya no están obligadas a realizar, actualizar ni mantener un registro BOI, independientemente de la nacionalidad de sus propietarios.

*En este contexto “reporting company” o “empresa informante” se refiere a las entidades que deben cumplir con obligaciones de transparencia y declarar información de acuerdo con la Ley de Transparencia Corporativa.

Entendiendo las Exenciones de BOI

Since eliminating checks is often impractical, rigorous digital safeguards are essential. Most U.S. commercial banks offer Positive Pay, a "match-and-verify" system that serves as a premier defense against fraud. How it Works:

To mitigate this, TABS recommends a dedicated payroll account with "whitelisted" debits and tightly controlled routing numbers to ensure critical payments clear without manual daily intervention.

Conclusión

El marco del CTA proporciona claridad y establece un camino sólido para cumplir con las obligaciones de las empresas extranjeras. Si su empresa se constituyó en el extranjero y está registrada en Estados Unidos, debe presentar los reportes BOI. Es recomendable actuar de inmediato para confirmar su estatus, reunir información sobre los propietarios y presentar los informes a tiempo. Si desea asistencia con el proceso de presentación, contáctenos.

Limit Exposure by Reducing Check Use:

The most direct defense is to eliminate or reduce checks, especially for online businesses vulnerable to fraud and "floating" checks (paying with funds the consumer knows they don't have).

Stay on Top of Bank Statements and Reconciliation:

Scammers exploit delays. Consistent, timely reconciliation is the essential front line of defense for detecting fraud immediately.

Reporting:

Once fraud is detected and stopped, it must be reported to the appropriate authorities, such as the Federal Trade Commission, to prevent further scams.

Positive Pay Procedures:

Utilize this bank service to electronically match checks presented for payment against a list of authorized checks issued by the company.

Internal Safety Measures:

Keep blank checks in a secure location, strictly regulate access to processing and sending checks, and restrict who can order blank checks.

Quarantine Cash Balances:

Maintain a savings account for your main cash balance, keeping only about two times your monthly operating expenses in the checking account to minimize damage if compromised.

Limit Public Sharing of Bank Details:

Avoid the European practice of putting EIN (the U.S. equivalent of a tax FIN), account, and routing numbers on all invoices or public correspondence. Share them only when strictly necessary for onboarding a client.

Read the Fine Print:

Checks can function as written contracts. Always analyze the back and front for any malicious or unsolicited fine print before signing, as a signed check with malintent can be legally binding.

Always Check ID:

Implement mandatory ID checks for accepting any check, especially from new entities, to seal obvious cracks scammers rely on.

10.

Do Not Be Fooled by "Authenticity":

Fake checks are common. Scammers counterfeit everything, including government and cashier’s checks.7 Look for flimsy material, faded logos, mismatched check numbers, and improper MICR (magnetic ink) at the bottom.

Internal Controls: Limiting Exposure and Liability

Check fraud often originates internally, making strong segregation of duties and controls non-negotiable. By keeping only necessary funds in operational accounts, rigorously controlling check stock, and implementing the Positive Pay system, companies can quarantine risk. This robust framework creates Operational Stability and protects corporate equity, ensuring that the necessary acceptance of U.S. checks does not translate into catastrophic financial loss.

For companies planning their U.S. market entry, managing financial exposure is paramount. TABS ensures seamless, compliant financial operations, including bank account setup and daily reconciliation. We implement robust internal controls and Positive Pay procedures to minimize the threat of Corporate Check Fraud, allowing you to transact safely. For more information, contact us.

Jacob Willemsen is the President and Founder of TABS, where he drives the company’s vision to make U.S. expansion seamless for international businesses.

Disclaimer: This article provides general information and does not constitute legal, tax, or accounting advice. To evaluate your specific situation and ensure full compliance, contact TABS today. We will assess your equity plan, handle all operational execution, and connect you with the appropriate specialized U.S. tax attorneys and CPAs within our trusted network.

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El CTA da un giro: las empresas nacionales quedan exentas y las entidades extranjeras quedan en el punto de mira.

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